Waarom een vertrouwenspersoon?
Waarom een Vertrouwenspersoon?
Neerbuigende opmerkingen, seksuele intimidatie, agressie, pesten. Problemen die in elke organisatie kunnen voorkomen. En waar mensen letterlijk ziek van kunnen worden.
Een melding van ongewenste omgangsvormen moet je als leidinggevende altijd serieus nemen. Maar het kan voor een slachtoffer lastig zijn open over de problemen te praten. Een vertrouwenspersoon verlaagt de drempel voor het aankaarten van problemen. Zo werkt u aan een goede werksfeer en houdt u uw mensen duurzaam inzetbaar .
Taken en Bevoegdheden Vertrouwenspersoon
De taken zijn onder te verdelen in vier hoofdthema's:
- Opvang en begeleiding van werknemers die last hebben van ongewenste omgangsvormen.
- Analyseren van voorvallen en adviseren hierover en de verwijzing naar professionele hulpverleners.
- Voorlichten en informeren van werknemers over de werkwijze van de vertrouwenspersoon.
- Advies geven aan het management over het voorkomen van ongewenst gedrag.
De bevoegdheden zijn van groot belang voor het onafhankelijk uitvoeren van de functie. Vaak worden deze opgenomen in de functieomschrijving en/of het contract tussen bedrijf en externe vertrouwenspersoon:
- De vertrouwenspersoon heeft de bevoegdheid om gesprekken te voeren;
- Hij kan externe deskundigen raadplegen, zoals een externe, gecertificeerde vertrouwenspersoon;
- Hij mag de directie gevraagd en ongevraagd advies geven over eventuele patronen die hij ziet;
- De vertrouwenspersoon mag de werknemer doorverwijzen naar een andere (externe) vertrouwenspersoon;
- Hij heeft geheimhouding, maar als een zaak voor de rechter komt, moet hij wel openheid van zaken geven
Een vertrouwenspersoon kiezen
Waarop moet u letten bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon? En welke opties zijn er? Lees snel verder.Intern of extern
Als u uw vertrouwenspersoon aanstelt, kunt u kiezen voor intern, extern of een combinatie van beiden. De meeste bedrijven kiezen voor een interne vertrouwenspersoon. Oftewel: iemand die zelf bij het bedrijf werkt en de werknemers goed kent en van nature al het aanspreekpunt is bij vragen en problemen. In sommige, vaak grotere, organisaties is er een interne vacature met selectieprocedure. In het geval van een externe vertrouwenspersoon wordt iemand ingehuurd.
Het voordeel van iemand intern aanstellen is dat hij de bedrijfscultuur goed kent. Het is wel belangrijk te beseffen dat het om moeilijke, precaire kwesties kan gaan. En na zo’n melding kan het zomaar zo zijn dat de interne vertrouwenspersoon een werkvergadering heeft met de dader. Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk en objectief. Hij heeft geen binding met het bedrijf. Bovendien is hij expert, met veel ervaring en kennis
Wie is een geschikte kandidaat?
Kiest u voor een interne vertrouwenspersoon, dan zijn er een paar kernkwaliteiten die van pas komen: integer, onafhankelijk, rijk aan levenservaring, toegankelijk, empathisch, luistervaardig, onpartijdig en het vertrouwen hebben van betrokkenen.
Het voordeel van iemand intern aanstellen is dat hij de bedrijfscultuur goed kent. Het is wel belangrijk te beseffen dat het om moeilijke, precaire kwesties kan gaan. En na zo’n melding kan het zomaar zo zijn dat de interne vertrouwenspersoon een werkvergadering heeft met de dader. Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk en objectief. Hij heeft geen binding met het bedrijf. Bovendien is hij expert, met veel ervaring en kennis
Wat zijn de 3 taken vertrouwenspersoon?
- Taken vertrouwenspersoon 1: Klachtafhandeling. Het opvangen van werknemers die last hebben van PSA.
- Taken vertrouwenspersoon 2: Het geven van voorlichting en zorgen voor preventie van PsychoSociale Arbeidsbelasting
- Taken vertrouwenspersoon 3: Het signaleren en vervolgens adviseren van het management.
Hieronder lichten we de 3 taken vertrouwenspersoon iets verder toe:
Taken vertrouwenspersoon 1: klachtafhandeling
Als medewerkers last hebben van PSA dan kunnen ze voor opvang en ondersteuning terecht bij een vertrouwenspersoon. Dit is een van de belangrijkste taken vertrouwenspersoon. Het betekent dat een vertrouwenspersoon het verhaal van de melder aan hoort en de melder ondersteunt bij het zoeken naar oplossingen. Ook kan een vertrouwenspersoon een melder ondersteunen bij het indienen van een officiële klacht.
Taken vertrouwenspersoon 2: Voorlichting en preventie
Het is van belang dat medewerkers een vertrouwenspersoon goed weten te vinden. Vandaar dat het belangrijk is dat een vertrouwenspersoon aan voorlichting doet. Bovendien is de functie vertrouwenspersoon niet alleen aan medewerkers maar ook bijvoorbeeld het management en de OR voorlichting te geven. Het management moet immers ook goed op de hoogte zijn van wat de rol vertrouwenspersoon is. Dit om misverstanden te voorkomen.
Taken vertrouwenspersoon 3: Signaleren en adviseren
Een vertrouwenspersoon krijgt vanuit zijn rol signalen binnen over ongewenst gedrag binnen een organisatie. Het is daarbij van belang dat die signalen ook bij de organisatie bekend zijn. Daarom is een van de belangrijke taken vertrouwenspersoon dat een vertrouwenspersoon goed in de gaten houdt welke meldingen/klachten hij binnen krijgt en daar eventuele trends in onderscheid. Vervolgens is het ook een van de taken vertrouwenspersoon om het management van die signalen en eventuele trends op de hoogte te brengen. Dit doet een vertrouwenspersoon door een jaarverslag te schrijven. Dit alles natuurlijk zonder de vertrouwelijkheid van de melders/ klagers in gevaar te brengen.
Geheimhoudingsplicht
Het behoort niet zozeer tot de drie (hoofd)taken vertrouwenspersoon maar toch is geheimhouding een heel belangrijk onderdeel van de werkzaamheden van een vertrouwenspersoon. Medewerkers rekenen er immers op dat ze in vertrouwen hun verhaal kunnen doen bij de vertrouwenspersoon. Als medewerkers het idee krijgen dat ze hun verhaal niet in vertrouwen kunnen melden, dan heeft die vertrouwenspersoon binnen de kortste keren geen werk meer. Vandaar dat een vertrouwenspersoon een melder zal moeten kunnen garanderen dat een gesprek vertrouwelijk is. Natuurlijk zijn er uitzonderingen op deze regel, bijvoorbeeld als er sprake zou zijn van strafbare feiten of als er een zogenaamd conflict van plichten ontstaat.
Taken vertrouwenspersoon: Nog een paar aandachtspunten
De 3 (hoofd) taken vertrouwenspersoon zijn uiteraard zeer belangrijk. Daarnaast is geheimhouding natuurlijk ook van groot belang. Er is echter nog een flink aantal onderwerpen die van belang zijn bij de uitoefening van de taken vertrouwenspersoon. Het gaat o.a. om de volgende onderdelen:- Voor goede uitvoering van de taken vertrouwenspersoon is het van belang dat een vertrouwenspersoon onafhankelijk zijn werk kan doen. Dat is voor een externe vertrouwenspersoon in de regel iets makkelijker dan voor een interne vertrouwenspersoon.
- Een vertrouwenspersoon moet in alle rust en vertrouwen gesprekken kunnen voeren. Ook moeten de gegevens op een plek bewaard kunnen worden die voor derden niet toegankelijk is.
- Naast het aanstellen van een vertrouwenspersoon is het van belang dat het bedrijf hier volledig achterstaat en al een beleid heeft tegen ongewenst gedrag (klachtenregeling, klachtencommissie, gedragscode, etc)
- Naar aanleiding van het soort en de grootte van het bedrijf kan er gekozen worden voor meerdere vertrouwenspersonen. Ook kan er gekozen worden voor een interne of een externe vertrouwenspersoon. Zorg ervoor dat een vertrouwenspersoon een goede opleiding volgt die geaccrediteerd is door de landelijke vereniging (LVV). Vertrouwenspersoon zijn is een vak en niet iets wat je er ‘even’ naast doet. Een opleiding vertrouwenspersoon onderwijs kan je bij CVP Plus volgen!
EEN EXTERNE VERTROUWENSPERSOON BIEDT UITKOMST
Een externe vertrouwenspersoon is ideaal voor (MKB-)bedrijven die snel willen schakelen. Voor een vast bedrag per jaar hebben al uw medewerkers een gecertificeerd en onafhankelijk vertrouwenspersoon tot hun beschikking die altijd bereikbaar is. Zo bespaart u een dure opleiding van drie tot vijf dagen én is uw bedrijf er klaar voor wanneer de wetswijziging van de Arbowet door de kamer heen is.
VOORDELEN VAN EEN EXTERNE VERTROUWENSPERSOON:
- Ervaren en gecertificeerde vertrouwenspersonen: onze vertrouwenspersonen zijn goed opgeleid en volledig gecertificeerd. Omdat ze fulltime vertrouwenspersoon zijn weten ze precies wat ze moeten doen
- Echt onafhankelijk en vertrouwelijk: met een extern vertrouwenspersoon hebben medewerkers het gevoel dat ze echt onafhankelijk en vertrouwelijk hun verhaal kwijt kunnen.
- Geen dure opleiding/ bijscholing kosten: met een extern vertrouwenspersoon hoeft u intern geen medewerker op te leiden. Ook zit u niet vast aan opfris cursussen en het risico dat uw enige vertrouwenspersoon vertrekt.
PRIJZEN EXTERNE VERTROUWENSPERSOON:
Wij werken met vaste en transparante prijzen. Wilt u alleen toegang tot onze vertrouwenspersonen, of mogen wij uw hele PSA-beleid uit handen nemen? Afhankelijk van uw behoeften, betaalt u een vast, laag bedrag per jaar. Maken medewerkers gebruik van onze externe vertrouwenspersonen, dan betaalt u een vaste prijs per consult. We informeren u vooraf altijd over het inplannen van een consult. Onderaan deze pagina vindt u meer informatie over de verschillende pakketten.
HOE WERKT EEN EXTERN VERTROUWENSPERSOON:
Met ons Basis pakket of Plus Pakket krijgen al uw medewerkers toegang tot onze gecertificeerde en ervaren vertrouwenspersonen. Ze kunnen 24/7 melding doen van ongewenst gedrag. Dat kan via onze website, per telefoon of per e-mail.- U sluit bij ons aan door het Veilig & Vertrouwd pakket af te sluiten voor €255,- per jaar. Met dit pakket krijgen uw medewerkers toegang tot onze vertrouwenspersonen.
- Uw medewerkers ontvangen ons Veilig en Vertrouwd instructiedocument + unieke identificatiecode voor uw bedrijf. Daarmee weten ze precies wanneer, hoe en waar ze een melding kunnen doen.
- Doet zich een incident voor en is de inzet van een vertrouwenspersoon nodig? Dan betaalt u per consult.
Stoom afblazen, sparren, advies, ondersteuning, daar kan een medewerker behoefte aan hebben als hij of zij te maken krijgt met ongewenste omgangsvormen of met integriteitskwesties.
Soms kiest een organisatie ervoor om vertrouwenspersonen te benoemen afzonderlijk voor ongewenste omgangsvormen en voor integriteitskwesties. Steeds meer worden beide functies gecombineerd. Reden hiervoor is dat het voor medewerkers vaak niet duidelijk is in welk hokje de kwestie past. In beide gevallen is de vertrouwenspersoon in eerste instantie luisterend oor voor de individuele medewerker.
Veel bedrijven en not-for-profitorganisaties hebben interne vertrouwenspersonen die een eerste opvang verzorgen voor medewerkers die te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen. De ervaring leert dat interne vertrouwenspersonen zich vaak geïsoleerd voelen en behoefte hebben om in moeilijke situaties of periodiek zaken te bespreken met collega’s uit andere organisaties of met een coach.
Luisterend oor
Medewerkers kunnen in situaties komen die zij niet altijd met hun leidinggevende willen bespreken. Een vertrouwens-persoon biedt de mogelijkheid je verhaal te doen, je te helpen je gedachten te ordenen. Samen bespreek je of er meer nodig is: welke acties je zelf kunt ondernemen en hoe, of je een formele klacht of een melding in wil dienen en wat daar de consequenties van kunnen zijn. Een vertrouwenspersoon kan je ook ondersteunen bij de formele stappen.
De vertrouwenspersoon bemiddelt niet zelf tussen de medewerker en de aangeklaagde en doet ook geen onderzoek naar of uitspraak over de gegrondheid van de klacht of de integriteitsmelding.
Ondersteuning interne vertrouwenspersoon
Steeds meer word ik benaderd door interne vertrouwenspersonen met vragen over hoe ze zaken kunnen aanpakken. Hieruit blijkt dat zij vaak een heel moeilijke positie hebben. Soms denken hun collega’s dat ze onvoldoende onafhankelijk zijn en dat de geheimhouding onvoldoende is gewaarborgd. Soms worden ze door leidinggevende enigszins onder druk gezet om toch vertrouwelijke informatie door te vertellen.
In een grotere organisatie zijn er soms meerdere vertrouwenspersonen die met elkaar zaken kunnen bespreken, uiteraard met inachtneming van de geheimhoudingsplicht. Maar hoe dan ook blijft het een moeilijke en eenzame positie. Dat geldt vooral voor pas beginnende vertrouwenspersonen.
Mogelijkheden voor ondersteuning zijn:
- Incidenteel contact, telefonisch of per mail. Een kort eenmalig advies is gratis.
- Coaching van de interne vertrouwenspersoon. Als een kort eenmalig advies onvoldoende is, kan een serie gesprekken worden gepland of kan een knipkaartsysteem worden gehanteerd voor bijvoorbeeld 5 uur.
- Begeleiding van een intervisiegroep van interne vertrouwenspersonen. Een intervisiegroep kan worden samengesteld binnen een organisatie of met collega-vertrouwenspersonen uit andere organisaties. Ze kunnen regionaal worden georganiseerd.
Onafhankelijkheid
Over de voor- en nadelen van een externe vertrouwenspersoon tegenover een interne is veel geschreven. Voordeel van een interne functionaris is dat deze het bedrijf goed kent, weet wie benaderd kan worden voor welke zaken. In de praktijk blijkt het ook veel nadelen te hebben. Men kent elkaar zo goed dat een melder bang is dat de vertrouwenspersoon onvoldoende afstand kan bewaren en dat geheimhouding onvoldoende is gewaarborgd. In de praktijk is ook het opleidingsniveau wat betreft communicatie en coachingsvaardigheden van interne vertrouwenspersonen – vooral op het terrein van ongewenste omgangsvormen – vaak aanzienlijk lager dan van externe.
Ik werk als zelfstandig onafhankelijk extern vertrouwenspersoon. Voor ongewenste omgangsvormen volgde ik de opleiding vertrouwenspersoon bij Bezemer & Kuiper, voor vertrouwenspersoon integriteit de opleiding van BIOS/Nyenrode. Regelmatig volg ik bijscholingscursussen en studiedagen.
Door mijn jarenlange ervaring als interim- en projectmanager ben ik vertrouwd met uiteenlopende organisaties en kan zo nodig op bestuursniveau gesprekken aangaan. Als coach en mediator ben ik gewend om open gesprekken te voeren en mensen te ondersteunen in het zoeken naar oplossingen. In contracten met mijn opdrachtgevers leg ik de onafhankelijke rol en geheimhouding nadrukkelijk vast.
Ervaren collega’s kunnen ingeschakeld worden bij mijn afwezigheid.