Waarom een vertrouwenspersoon?

Neerbuigende opmerkingen, seksuele intimidatie, agressie, pesten. Problemen die in elke organisatie kunnen voorkomen. En waar mensen letterlijk ziek van kunnen worden.

Een melding van ongewenste omgangsvormen moet je als leidinggevende altijd serieus nemen. Maar het kan voor een slachtoffer lastig zijn open over de problemen te praten. Een vertrouwenspersoon verlaagt de drempel voor het aankaarten van problemen. Zo werkt u aan een goede werksfeer en houdt u uw mensen duurzaam inzetbaar.

Taken en bevoegdheden vertrouwenspersoon

• Opvang en begeleiding van werknemers die last hebben van ongewenste omgangsvormen;
• Het analyseren van voorvallen en adviseren hierover en de verwijzing naar professionele hulpverleners;
• Voorlichten en informeren van werknemers over de werkwijze van de vertrouwenspersoon;
• Advies geven aan het management over het voorkomen van ongewenst gedrag.

Bevoegdheden van de vertrouwenspersoon

• Gesprekken voeren met werknemers;
• Externe deskundigen raadplegen, zoals een externe, gecertificeerde vertrouwenspersoon;
• Gevraagd en ongevraagd advies geven aan de directie over eventuele patronen die hij ziet;
• De werknemer doorverwijzen naar een andere (externe) vertrouwenspersoon;
• Geheimhouding respecteren, behalve als een zaak voor de rechter komt.

Een vertrouwenspersoon kiezen

Intern of extern?

Als u uw vertrouwenspersoon aanstelt, kunt u kiezen voor intern, extern of een combinatie van beiden. De meeste bedrijven kiezen voor een interne vertrouwenspersoon. Oftewel: iemand die zelf bij het bedrijf werkt en de werknemers goed kent en van nature al het aanspreekpunt is bij vragen en problemen. In sommige, vaak grotere, organisaties is er een interne vacature met selectieprocedure. In het geval van een externe vertrouwenspersoon wordt iemand ingehuurd.

Het voordeel van iemand intern aanstellen is dat hij de bedrijfscultuur goed kent. Het is wel belangrijk te beseffen dat het om moeilijke, precaire kwesties kan gaan. En na zo'n melding kan het zomaar zo zijn dat de interne vertrouwenspersoon een werkvergadering heeft met de dader. Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk en objectief. Hij heeft geen binding met het bedrijf. Bovendien is hij expert, met veel ervaring en kennis.

Wie is een geschikte kandidaat?

Kiest u voor een interne vertrouwenspersoon, dan zijn er een paar kernkwaliteiten die van pas komen: integer, onafhankelijk, rijk aan levenservaring, toegankelijk, empathisch, luistervaardig, onpartijdig en het vertrouwen hebben van betrokkenen.

Het is niet verstandig om als werkgever vertrouwenspersoon te zijn. Dit kan leiden tot conflicten in de werkzaamheden. Ook bij andere functies kunnen conflicten ontstaan, ook wel “dubbele petten” genoemd. Denk aan juristen, leidinggevenden, of leden van de medezeggenschap.

Wat zijn de 3 taken van een vertrouwenspersoon?

1. Klachtafhandeling

Als medewerkers last hebben van PSA dan kunnen ze voor opvang en ondersteuning terecht bij een vertrouwenspersoon. Dit is een van de belangrijkste taken. Het betekent dat een vertrouwenspersoon het verhaal van de melder aanhoort en de melder ondersteunt bij het zoeken naar oplossingen. Ook kan een vertrouwenspersoon een melder ondersteunen bij het indienen van een officiële klacht.

2. Voorlichting en preventie

Het is van belang dat medewerkers een vertrouwenspersoon goed weten te vinden. Daarom speelt de vertrouwenspersoon een belangrijke rol in voorlichting en preventie van ongewenst gedrag.

3. Signaleren en adviseren

Een vertrouwenspersoon verzamelt signalen over ongewenst gedrag en rapporteert deze (anoniem) aan het management om structurele problemen aan te pakken.

Geheimhoudingsplicht

Geheimhouding is essentieel voor het werk van een vertrouwenspersoon. Werknemers moeten erop kunnen vertrouwen dat hun verhaal privé blijft. Uitzonderingen zijn situaties waarin sprake is van een strafbaar feit of een conflict van plichten.

Waarom kiezen voor een externe vertrouwenspersoon?

Een externe vertrouwenspersoon is ideaal voor (MKB-)bedrijven die snel willen schakelen. Voor een vast bedrag per jaar hebben al uw medewerkers een gecertificeerd en onafhankelijk vertrouwenspersoon tot hun beschikking die altijd bereikbaar is.

Voordelen:

• Volledig onafhankelijk en objectief.
• Geen interne belangenconflicten.
• Ervaren en gecertificeerd.
• Geen kosten voor opleiding of bijscholing van een interne vertrouwenspersoon.